Datenschutzordnung

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Präambel
Der Turngau Oberschwaben e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Turngauverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlich-keitsarbeit des Turngaus). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bun-desdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Turngaus zu gewährleisten, gibt sich der Turngau die nachfolgende Datenschutzordnung.



§ 1  Allgemeines
Der Turngau Oberschwaben verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehme-rinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Perso-nen im Turngau, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.



§ 2  Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1.  Der Turngau verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Ka-tegorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Ein-zelblatt angelegt.
2.  Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Turngau insbesondere die fol-genden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Haus-nummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Turngaubeitritts, Lehrgangsdaten, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kon-taktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Turngau.
3.  Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Schwäbischen Turnerbund e.V., deren Sportarten im Turngau ausgerichtet werden, werden personenbezogene Daten der Teilnehmer/innen an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wett-kampfbetrieb des Verbandes beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an sol-chen Veranstaltungen teilnehmen.



§ 3  Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1.    Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Turngauaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Turngauzeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2.    Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschüt-zen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3.    Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4.    Auf der Internetseite des Turngaus werden die Daten der Mitglieder des Hauptausschusses, der Kassenprüfer, der Ehrenmitglieder  und der Mitarbeiter der Fachgebiete mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.



§ 4  Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Turngau
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist das Präsidium nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Verwaltung und Organisation  zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Verwaltung und Organisation stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbei-tungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.



§ 5  Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen
1.    Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mit-arbeitern im Turngau (z.B. Präsidiumsmitgliedern, Hauptausschussmitgliedern, Fach- und Turnwarten, Lehrgangsleitern, Übungsleitern usw.) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personen-bezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2.    Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Turngaumitglieder nur heraus-gegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstal-tungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3.    Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsge-mäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederver-sammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt das Präsidium ei-ne Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.


§ 6  Kommunikation per E-Mail

1.    Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Turngau einen turngaueigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der turngauinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2.    Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kon-takt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.



§ 7  Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Turngau, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Präsidiums, Hauptausschussmitgliedern, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.



§ 8  Datenschutzbeauftragter
Da im Turngau in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbei-tung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Turngau einen Datenschutzbeauf-tragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Präsidium nach § 26 BGB. Das Präsidium hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde ver-fügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu überneh-men, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.



§ 9  Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1.    Der Turngau unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtturngau. Die Einrichtung und Un-terhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Verwaltung und Organisati-on. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Verwaltung und Organisati-on sowie dem Administrator vorgenommen werden. Fachwarte können ermächtigt werden ihre spezielle Site zu pflegen.
2.    Der Ressortleiter Verwaltung und Organisation ist für die Einhaltung der Datenschutzbe-stimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3.    Fachgebiete bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Face-book, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Verwaltung und Organi-sation. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Fachgebiete Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Verwaltung und Organisation weisungsbe-fugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Wei-sungen des Ressortleiters Verwaltung und Organisation, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Präsidiums nach § 26 BGB ist unanfechtbar.



§ 10  Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1.    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Turngaus dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weiter-gabe ist untersagt.
2.    Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgese-hen sind, geahndet werden.



§ 11  Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Hauptausschuss des Turngaus am 19.11.2018 be-schlossen und tritt mit Veröffentlichung im Arbeitsheft / auf der Homepage des Turngaus in Kraft.


Wangen, den 19.11.2018